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    2017年05月16日 更新

    【転職成功ガイド】 日程調整・辞退メールの送り方

     転職活動をする際、日程の調整から辞退・内定の連絡まで、企業とのやりとりは迅速さとわかりやすさが求められる。本記事では、内定を勝ち取るために必要なメールのテクニックをご紹介する。基本的には新卒の就職活動におけるメールと同じだが、転職活動を行う上でおさらいしておこう。

    目次

    • 面接に関するメールを送る前に注意すべきこと
    • 面接日程のメールに返信するときは
    • 面接を辞退する時のメールの送り方
    • 辞退の連絡は電話かメールのどちらですべきか
    • 面接日程・辞退のメールを送る際のポイントまとめ

    面接に関するメールを送る前に注意すべきこと

    返信は24時間以内に必ず行う

     企業からメールが届いた際、「返信不要」と書かれていない限り、基本的には返信をするのが望ましい。メールに目を通した旨を報告することで、送信ミスがないことやコミュニケーションの円滑さを伝えることができるためだ。また、返信は可能な限り早めに行なうことを心がけたい。最低でも24時間以内に返信するということは必須だ。うっかり忘れてしまうことを防ぐためにも、「来たらすぐ送り返す」という習慣を日頃からつけておくといいだろう。

    メールは志望企業の業務時間を考慮して送る

     基本的にどの時間帯に送信しても問題はないが、深夜の時間帯では人によって心象を悪くしてしまうこともある。そのため、メールの送信時間は志望企業の業務時間に合わせるのが望ましい。緊急の要件や日程調整が必要ですぐに連絡したいという場合は、「夜分遅くに申し訳ありません」など、お詫びの言葉を入れるのがいいだろう。

    件名には必ず要件を記載する。「Re:」は1つまで残す

     件名は「面接日時のご連絡」「面接辞退のご連絡」などというように、メールの内容・要件がひと目でわかるように記載する必要がある。「ありがとうございました」や「先日の件について」では、ひと目見ただけでは要件がわからず、手間をかけてしまうことになるので注意すべきだ。

      上記に加え、誰が送ったのかがわかるように要件のあとに括弧で自分の名前を入れるとなおよい。また、返信した際に件名に残る「Re:」を消してしまうことがよくあるが、残すことで「送ったメールへの返信だ」と相手が一目でわかるので、消さずに残しておくといいだろう。ただし、連絡を重ねて「Re:」が多くなってしまうと見づらくなるので、2つ以上になった場合は消去して1つまで残しておくのが無難だ。

    文末に必ず署名を入れる

     企業からのメールには必ず署名を入れるべきである。新卒時の就職活動における署名は「大学・学部」を記入するが、転職活動の場合は「個人名および最低限の情報」のみでよい。このとき、前職の企業名を書いたり、会社のメールアドレスを使用してしまうとかえって心象を悪くしてしまう。そのため、メールアドレス、住所ともに個人のものを使用するべきである。

    <署名の例>
    ----------------------
    山田  太郎(名前)
    東京都新宿区XX町XX(住所)
    xxxxxxx@xxxxx.com(メールアドレス)
    090-XXXX-XXXX(すぐに繋がる電話番号)
    ----------------------

      このような署名は毎回入力していると手間がかかってしまう。Gmail・Outlookのようなメールソフトや、大半のスマートフォンのメールアプリなどには署名を登録する機能があるので、これらを使って署名をあらかじめ設定しておくとよい。

      上記で紹介した基本事項を踏まえた上で、さまざまなパターンごとにメール文例を紹介する。

    面接日程のメールに返信するときは

     面接日程の調整にはさまざまなパターンが存在する。ここでは、企業から面接候補の日時についての連絡を受けて、それに対し返信をする際の文例を紹介する。

    指定された日時で問題がない場合(企業から候補をいくつか提示された場合も)

    <文例① 指定された日時で問題がない場合>
    ----------------------
    Re:面接日時のご連絡(名前)

    株式会社〇〇 
    人事部  ◯◯様

    お世話になっております。○○(自分の名前)でございます。

    この度は、面接のご連絡をいただきありがとうございます。
    ご連絡いただきました下記の日程でお伺いさせていただきます。

    日時  X月X日(月)15:00〜
    場所  ◯◯本社ビル  6F 会議室

    日程をご調整いただきありがとうございます。当日は何卒よろしくお願いいたします。

    (署名)
    ----------------------

    ポイント

    • ビジネスメールでは、以前お世話になったことがある相手にはその点について挨拶で触れる。今回の場合は、面接で連絡をいただいたことに対するお礼を伝える
    • 確認のためにも、日時と場所を改めて明記する
    • 企業の担当者が日程の調整に時間を割いたことに対してお礼を記載する

    指定された日時では都合が悪く、別の日時を指定する場合

    <文例② 指定された日時では都合が悪く、別の日時を指定する場合>
    ----------------------
    Re:面接日時のご連絡

    株式会社〇〇 
    人事部  ◯◯様

    お世話になっております。○○(自分の名前)でございます。

    この度は、面接のご連絡をいただきありがとうございます。
    大変申し訳ないのですが、諸般の事情により、ご指定いただいた時間にどうしても伺うことができません。

    面接日の調整をしていただいたところ大変申し訳ありませんが、下記の候補の中で貴社のご都合が宜しい日程をご調整いただけますでしょうか?

    第一希望 X月X日 13時〜16時の間
    第二希望 X月X日 11時〜15時の間
    第三希望 X月X日 11時〜15時の間

    お忙しい中大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

    (署名)
    ----------------------

    ポイント

    • 面接日を調整してもらっているので、それに添えなかったお詫びをする
    • 候補日は何度も連絡する手間をなるべく省くために希望日を3つほど指定しておく

    候補日を自分で指定するよう言われた場合

    <文例③ 候補日を自分で指定するよう言われた場合>
    ----------------------
    Re:面接日時のご連絡

    株式会社〇〇 
    人事部  ◯◯様

    お世話になっております。○○(自分の名前)でございます。

    この度は面接日のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

    日程ですが、下記の日時でお伺いすることが可能です。

    第一希望 X月X日 12時〜16時の間
    第二希望 X月X日 11時〜15時の間
    第三希望 X月X日 12時〜16時の間

    上記日程でのご調整が難しい場合、柔軟に対応いたします。

    お忙しい中大変恐縮でございますが、何卒よろしくお願いいたします。

    (署名)
    ----------------------

    ポイント

    • 上記同様、候補日は3つほど指定しておく
    • 企業側が3日とも対応できないことも考えうるので、その場合は柔軟に対応しますと記す

    面接を辞退するときのメールの送り方


      すでに内定をもらった企業へ行く、転職活動そのものを止める、現職での仕事の都合などといった理由から、面接の日程が決まった後で面接を辞退することが起こりうる。このときに使う丁寧な断りのメール文例を紹介する。

     また、選考を辞退する意思はないが、体調不良や別の予定などの理由で設定していた面接をキャンセルしなければならない場合がある。仮にそのような事態になっても、企業の採用スケジュールさえ外れていなければ採否への影響はない。この場合は、より誠意のある伝え方が重要になってくるため、その際の文例もあわせて紹介する。

    何らかの理由で面接(選考)を辞退する場合

    <文例④ 何らかの理由で面接(選考)を辞退する場合>
    ----------------------
    件名:面接辞退のご連絡(名前)

    株式会社○○
    人事部  ◯◯様

    お世話になっております。
    X月X日X時から採用(2次面接以降の場合は何次面接かも)面接のお時間を頂戴している〇〇(自分の名前)でございます。

    この度、一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

    時間調整までしていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
    どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
    末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

    (署名)
    ----------------------

    ポイント

    • 何時の面接で予約していたかすぐわかるように日時を記す
    • 理由は「一身上の都合」や「諸般の事情」といった記載でよい
    • 採用担当者、あるいは面接官の時間調整で手間をかけてしまったことに対するお詫びをする。さらに、「どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます」や「お赦しくださいますようよろしくお願いいたします」など、謝罪にもう一筆加えることでより誠意が伝わる
    • 選考辞退の際は、「末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます」という定型句で文を終える

    その日の面接をキャンセルしても、選考は辞退しない場合

    <文例⑤ その日の面接を欠席する場合>
    ----------------------
    株式会社○○
    人事部  ◯◯様

    お世話になっております。
    X月X日X時から採用(2次面接以降の場合は何次面接かも)面接のお時間を頂戴している〇〇(自分の名前)でございます。

    誠に申し訳ないのですが、ご調整いただいた面接日に伺うことができなくなっていしまいました。時間調整までしていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

    もし可能であれば、あらためて面接の場を設けていただけませんでしょうか。

    私はX月X日以降であればいつでも問題ありません。
    貴社のご都合に合わせてご調整させていただければと考えております。

    誠に身勝手なお願いであることは承知の上ではございますが 
    何卒よろしくお願いいたします。

    (署名)
    ----------------------

    ポイント

    • 謝罪のあとで、あらためて面接の場を設定してもらえるように嘆願する
    • 直近で面接を受けられる日時をあらかじめ提示しておくとベター

    面接辞退の連絡は電話かメールのどちらですべきか

      まず、面接の辞退が決まった場合はすぐに連絡するのがよい。転職活動においては、面接の辞退は高確率で起こりうることなので、誠意のある連絡ならば企業の心象が悪くなることはない。ただし、1日前あるいは当日のキャンセルや日程変更は避けるべきだ。

      面接辞退の連絡は数日前ならば電話でもメールでも問題はない。ただ、メールを送った上で、改めて電話で伝えると丁寧だ。万が一当日にキャンセルする場合は、緊急性が高いため必ず電話で伝えるべきである。

      いずれにせよ、メールで辞退の旨を伝えるときは「本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。」と書くとより誠意が伝わりやすい。

      電話で辞退の旨を伝える場合、辞退理由を聞かれることもある。この場合は正直に「他社の内定が決まった」「家庭の事情」など簡潔に伝えてもいい。

    面接日程・辞退のメールを送る際のポイントまとめ

     ここまでで、さまざまなシチュエーションに応じて文例を紹介してきたが、ここで企業にメールを送るうえで注意すべき点をまとめた。

    面接の日程・辞退のメールを送る際の注意点まとめ

    • Reは1つまで残す。件名に名前を記載するとなおよい
    • 必ず署名を入れる
    • 文章は「お世話になっております」で始める
    • 面接辞退などの理由は基本的に「諸般の事情」とぼかしてよい
    • 面接の候補日を指定する場合は第3希望まで出す
    • 企業に時間を割いてもらったことに対しては必ずお礼を、企業の期待に添えなかった場合には誠実に謝る
    • 企業からの連絡には基本的にすぐ返信。また、面接の辞退が決まったらすぐに連絡する

    最後に

     ビジネスマナーと同様、ビジネスメールにはあらゆる作法や常識が存在していて、一見難しいようにも見える。しかし転職においては、社会人をある程度経験している以上、これらにどれだけ慣れているかどうかも問われる。転職活動を始める前にしっかりと再確認し、丁寧な諸連絡を心がけてほしい。